Microsoft Teams jäsentää yritysviestintää

22.02.2018

Oletko tuskaillut yrityksessäsi ryhmätyön tai yhteistyökumppaneiden viestinnän kanssa? Koetko, että sähköpostia tulee liikaa ja ne tärkeimmät tuntuvat jatkuvasti hukkuvan massan alle? Eikö puheluusi vastata silloin, kun se Sinulle olisi tärkeintä? Entä joudutko odottamaan sähköposteihisi vastauksia liian kauan?

Microsoft on pyrkinyt ratkaisemaan nämä ongelmat Microsoft Teamsilla.

Microsoft Teams

Microsoft Teams on yrityksille suunnattu ryhmätyön ja yhteistyön alusta, joka kokoaa kaikki tärkeimmät keskustelut ja tiedostot yhteen paikkaan. Teamsin avulla keskustelet ja kommunikoit pikaviestein, videopuheluin tai äänipuheluiden avulla. Teams mahdollistaa sen, että kaikki aiheeseen liittyvät dokumentit ovat löydettävissä helposti ja vaivattomasti aiheen kanavasta.

Teams on Office 365-sovellus ja se mahdollistaa myös muiden O365-sovellusten käytön omasta käyttöliittymästään. Pystyt käyttämään kaikkia O365-sovelluksia Teamsin sisällä vaihtamatta käyttöliittymää, kun haluat kommunikoida työryhmäsi tai projektiryhmäsi kanssa. Pystyt myös liittämään ulkoisia pilvipalveluita Teamsiin liittimien avulla, jolloin sinulla on käytettävissä juuri se ohjelma mitä tarvitset. Teamsia voi myös käyttää mobiilisti, jolloin se ei sido sinua tietokoneellesi matkoillasi.

Millaisia ryhmiä Microsoft Teamsissa voi olla?

Vastaus on yksinkertainen. Ryhmät voivat olla asiasidonnaisuudeltaan millaisia tahansa. Ryhmät voivat olla yrityksen sisäisiä harrastusryhmiä, suunnitteluryhmiä tai projektin toteutukseen liittyviä ryhmiä. Mukaan ryhmiin voidaan tuoda myös yhteistyökumppaneiden tai asiakkaiden edustajia eikä Teams ole näiden suhteen rajoite, vaan mahdollisuus. Ainoa rajoite liittyy ryhmän ulkoisiin osallistujiin, joilla tulee olla O365-tili liittyäkseen ryhmiin.

Matkalla sujuvan yhteistyön maailmaan

Mitä käytännön hyötyjä Teamsista Sinulle ja yrityksellesi voisi olla? Yritysten toimintaan kuuluu olennaisesti sisäinen sekä ulkoinen viestintä. Pääsääntöisesti molempien osalta käytetään sähköpostia, puhelinta sekä kalenteria palaverin järjestämiseen. Tavoitteena on varmistaa, että kaikilla asiaan kuuluvilla henkilöillä on tarvittava tieto käytettävissään. Teams ei välttämättä poista kokonaan näiden viestintämuotojen tarpeellisuutta, mutta se tuo siihen lisää joustavuutta ja tavoitettavuutta. Sähköpostin tai soittamisen sijaan, voit laittaa pikaviestin ryhmän Teams -kanavaan. Pikaviesti on heti vastaanottajan ja tarvittaessa koko työryhmän saatavilla, sekä kommentoitavissa tien päältä heti mahdollisuuksien mukaan. Videoneuvottelupalaverin voit myös järjestää suoraan Teamsista sen sijaan, että pyrit epätoivoisesti järjestelemään ajan ja paikan työryhmän palaveriin. Ne työryhmän jäsenet, jotka eivät pysty osallistumaan videoneuvotteluun, voivat jälkikäteen katsoa työryhmän kanavasta neuvottelun tallenteen ja mahdolliset dokumentit, joita neuvottelussa on käyty läpi tai luotu.

Microsoft Teams on helpottanut omaa arkeani ryhmätyöskentelyssä ja mahdollistanut tietoon perehtymisen missä ja milloin vain. Reissun päällä kommunikointi on kätevää ja nopeaa.

 

Tamico Oy – Timo Salo

Timo Salo pyöreä kuva (ID 127921)